Whistleblowerordning

Whistleblowerordningen har til formål at give mulighed for frit at kunne ytre sig om alvorligt kritisable og ulovlige forhold

Whistleblowerordning

Whistleblowerordningen skal sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle alvorlige uregelmæssigheder samt overtrædelser af love, retningslinjer og politikker.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen. Ordningen er et supplement til eksisterende muligheder for f.eks. at rette henvendelse til leder, eller arbejdsmiljørepræsentanten.

Whistlebloweren kan frit vælge mellem at indgive indberetning til arbejdspladsens whistleblowerordning eller til den eksterne whistleblowerordning, der administreres af Datatilsynet. Whistleblowerordningen udelukker ikke muligheden for at indberette via f.eks. tilsynsmyndigheder.

Hvad kan der indberettes om

Whistleblowerordningen kan anvendes til indberetning af oplysninger om alvorlige overtrædelser og øvrige alvorlige forhold, som ikke nødvendigvis kan henføres til en bestemt lovovertrædelse. Der kan indberettes om forhold, der har fundet sted eller vil finde sted i LOF Holbæk-Lejre. Det forudsættes, at whistlebloweren er i god tro om oplysningernes rigtighed.

En lovovertrædelse og øvrige forhold vil som udgangspunkt være alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få det frem i lyset. Eksempler på, hvad der kan indberettes om er:

• Overtrædelse af straffeloven, f.eks. bedrageri, bestikkelse, tyveri, hacking m.fl.
• Overtrædelse af skattelovgivningen eller bogføringsloven
• Overtrædelse af regler om magtanvendelse
• Seksuel krænkelse samt grov krænkelse, f.eks. pga. race, køn, farve, politisk eller religiøst tilhørsforhold m.v.
• Overtrædelse af menneskerettigheder
• Persondatakrænkelser

Indberetninger om ansættelsesforhold er ikke omfattet, medmindre der er tale om seksuel chikane eller grov chikane. Oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, f.eks.  regler om sygefravær, påklædning og oplysninger om andre personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen anses ikke som grove overtrædelser, og skal derfor ikke indberettes til whistleblowerordningen. Sådanne oplysninger kan iflg. Vores retningslinjer indgives til leder eller arbejdsmiljørepræsentanten.

Indberetning

Indberetninger til LOF Holbæk-Lejres whistleblowerordning behandles af leder og bestyrelse.

Vi anvender sikker mail til registrering og behandling af indberetninger. I processen overholdes alle gældende regler i forhold til behandling af personoplysninger. I nogle tilfælde, kan der i behandlingen af indberetninger, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, inddrages hjælp fra f.eks. advokat eller revisor.

Indberetning skal ske via sikker mail til whistleblower@lofholbaek.dk

Der er ikke mulighed for at foretage anonyme indberetninger.

Personer der kan indgive oplysninger til ordningen

Følgende persongrupper kan anvende whistleblowerordningen:

• Nuværende ansatte
• Tidligere ansatte
• Bestyrelsesmedlemmer
• Frivillige

Høre man ikke til disse grupper har man altid mulighed for at lave en indberetning til den eksterne whistleblowerordning, som administreres af Datatilsynet.

Behandling af indberetninger

Whistlebloweren vil indenfor 7 dage modtage en bekræftelse på modtagelsen af indberetningen. Bekræftelsen sendes til den mailadresse indberetningen er sendt fra.

Der tages stilling til om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er ubegrundet, bliver gives der besked om at indberetningen er afvist. Hvis indberetningen falder inden for lovens anvendelsesområde, bliver indberetningen behandlet. Det betyder bl.a., at der, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, kan blive indhentet yderligere oplysninger internt i organisationen. Dette kan også betyde behov for yderligere dialog med whistlebloweren.

Eksempler på tiltag i forbindelse med opfølgning af indberetningen er:

• Iværksættelse af en intern undersøgelse
• Orientering af ledelse eller bestyrelse
• Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed
• Sagsafslutning grundet manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale

Whistleblower modtager indenfor 3 måneder fra bekræftelsen på modtagelsen, feedback på indberetningen. Feedback kan være en beskrivelse af iværksatte tiltag, påtænkt opfølgning og begrundelse samt oplysninger om udfaldet og forløbet af eventuelle gennemførte undersøgelser.

Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil whistlebloweren blive underrettet om hvornår feedback kan forventes. Det kan f.eks. skyldes, at der er iværksat en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen. Feedbacken til whistlebloweren skal overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder  at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.

Tavshedspligt og behandling af oplysninger

Medarbejdere, der er tilknyttet behandling af indberetninger, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne. Tavshedspligten omfatter alene oplysninger, der indgår i indberetningen. Det betyder, at hvis der i forbindelse med en indberetning, oprettes en sag, hvor der indsamles yderligere oplysninger, vil disse ikke være omfattet af tavshedspligten.

Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven. Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningen.

Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare.

Beskyttelse af whistleblowere

Som whistleblower må man ikke udsættes for repressalier eller trusler fordi vedkommende har foretaget indberetning til en whistleblowerordning. Whistlebloweren må ikke hindres eller forsøges hindret i at foretage indberetning. Repressalier forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning, som forårsager eller kan forårsage whistlebloweren skade.

Whistlebloweren kan ikke ifalde ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har rimelig grund til i god tro at antage oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold.

Forsøg fra LOF Holbæk-Lejres ansatte eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser.

Yderligere oplysninger

Hvis du ønsker eller overvejer at indgive oplysninger som whistleblower, har justitsministeriet udarbejdet en vejledning, som overordnet beskriver whistleblowerloven, indberetningsmuligheder m.m. Den beskriver også dine rettigheder og beskyttelse som whistleblower. Du kan finde vejledningen på justitsministeriets hjemmeside justitsministeriet.dk